Dokumentų vertimo gali prireikti įvairiose gyvenimo situacijose – vykstant studijuoti į užsienį, sudarant tarptautinius verslo susitarimus, tvarkant paveldėjimo klausimus ar teikiant dokumentus užsienio institucijoms. Tačiau ne visais atvejais pakanka įprasto vertimo. Kartais dokumentą priimanti institucija reikalauja papildomo patvirtinimo, kuris įrodo vertėjo parašo autentiškumą arba atitiktį nustatytai procedūrai.
Norint išvengti vėlavimo ir papildomų išlaidų, svarbu iš anksto išsiaiškinti, kokio pobūdžio vertimo reikia, kas turi jį patvirtinti ir kokia dokumento forma bus priimama. Notaro patvirtinimas nėra universalus reikalavimas visiems vertimams, todėl sprendimą reikėtų priimti atsižvelgiant į konkretaus dokumento paskirtį bei jį priimančios institucijos taisykles.
Kuo skiriasi paprastas vertimas ir patvirtintas vertimas?
Paprastas vertimas – tai dokumento turinio perteikimas kita kalba. Jis gali būti tinkamas įmonės vidiniam naudojimui, informaciniams tikslams, susirašinėjimui ar kitoms situacijoms, kai specialaus patvirtinimo nereikalaujama.
Patvirtinto vertimo atveju taikoma papildoma procedūra. Tačiau būtina atskirti kelis skirtingus dalykus:
- Vertimo atlikimas. Dokumento turinys išverčiamas į reikiamą kalbą.
- Vertėjo parašo patvirtinimas. Notaras gali patvirtinti vertėjo parašo tikrumą pagal taikomą procedūrą.
- Dokumento kopijos patvirtinimas. Tam tikrais atvejais patvirtinama dokumento kopijos atitiktis pateiktam originalui.
- Apostilė arba legalizavimas. Tai atskiros procedūros, kurios gali būti reikalingos dokumento kilmės ar parašo autentiškumui pripažinti kitoje valstybėje.
Šios procedūros nėra tapačios. Notaro patvirtintas vertimas savaime nereiškia, kad dokumentui nebereikės apostilės ar kitokio patvirtinimo. Reikalavimai priklauso nuo dokumento rūšies, kilmės šalies, paskirties valstybės ir konkrečios institucijos.
Kada gali prireikti notaro patvirtinimo?
Dokumentai studijoms ir kvalifikacijai
Teikiant paraišką užsienio mokymo įstaigai gali prireikti išversti išsilavinimo dokumentus, jų priedus, pažymas ar kitus akademinius įrašus. Vienos institucijos priima įprastą vertimą, kitos reikalauja vertimo, atlikto ar patvirtinto pagal konkrečias taisykles.
Todėl prieš užsakant vertimą rekomenduojama patikrinti priėmimo reikalavimus ir išsiaiškinti, ar būtinas originalas, patvirtinta kopija, vertėjo parašo patvirtinimas ar papildoma legalizavimo procedūra.
Dokumentai santuokos ir civilinės būklės klausimais
Gimimo, santuokos, ištuokos ar kiti civilinės būklės dokumentai gali būti reikalingi registruojant civilinės būklės aktus užsienyje ar tvarkant kitus oficialius reikalus. Šiais atvejais svarbu atsižvelgti į konkrečios šalies institucijų taikomas taisykles.
Kai kuriems viešiesiems dokumentams Europos Sąjungoje taikomos taisyklės, pagal kurias tam tikrais atvejais galima išvengti apostilės ar legalizavimo. Vis dėlto tai nereiškia, kad kiekvienam dokumentui automatiškai netaikomi jokie papildomi reikalavimai.
Verslo ir teisiniai dokumentai
Tarptautinėje veikloje gali prireikti išversti įmonės registracijos dokumentus, įgaliojimus, sutartis, įstatus, teismo dokumentus ar kitą oficialią informaciją. Prieš užsakant vertimą verta patikrinti, ar dokumentas bus naudojamas tik informaciniais tikslais, ar teikiamas institucijai, kuriai būtina tam tikra patvirtinimo forma.
Teisinio pobūdžio dokumentuose ypač svarbu tiksliai išsaugoti vardus, pavardes, datas, skaičius, nuorodas į teisės aktus ir kitus identifikacinius duomenis. Jei originalo dokumente yra antspaudų, ranka įrašytų pastabų ar sunkiai įskaitomų vietų, apie tai reikėtų informuoti vertimo paslaugos teikėją.
Kaip vyksta dokumento vertimo ir patvirtinimo procesas?
Nors tiksli eiga priklauso nuo dokumento ir institucijos reikalavimų, paprastai procesą galima suskirstyti į kelis etapus.
1. Reikalavimų patikrinimas
Pirmiausia išsiaiškinama, kokia kalba turi būti pateiktas dokumentas, kokia patvirtinimo forma priimtina ir ar reikia pateikti originalą. Jei dokumentas skirtas užsienio institucijai, naudinga gauti jos rašytines instrukcijas.
2. Dokumento parengimas vertimui
Paslaugos teikėjui pateikiamas įskaitomas dokumentas ir nurodoma jo paskirtis. Jei būtina išsaugoti specifinį išdėstymą, antspaudus ar numeraciją, šie reikalavimai aptariami iš anksto.
Taip pat verta pasitikslinti, ar vertimui pakanka skaitmeninės kopijos, ar būtina pateikti originalą. Tai ypač svarbu tais atvejais, kai dokumentas vėliau bus tvirtinamas notariškai.
3. Vertimo atlikimas ir patikra
Dokumentas išverčiamas atsižvelgiant į jo pobūdį. Oficialiuose tekstuose itin svarbus tikslumas, vienoda terminija ir originalo duomenų išsaugojimas. Prieš atliekant patvirtinimo procedūras reikėtų patikrinti vardus, pavardes, datas, numerius ir kitus reikšmingus įrašus.
4. Notaro ar kitos institucijos procedūra
Jeigu reikalaujama notarinio patvirtinimo, dokumentai pateikiami pagal sutartą procedūrą. Konkreti tvarka priklauso nuo to, kas tvirtinama – vertėjo parašas, kopija ar kitas dokumento elementas.
Jeigu dokumentui papildomai reikia apostilės ar legalizavimo, šie veiksmai planuojami atskirai. Prieš pradedant procesą svarbu išsiaiškinti, ar visos procedūros gali būti atliekamos Lietuvoje ir kokia jų seka.
5. Galutinio dokumento patikrinimas
Gavus parengtą dokumentą verta patikrinti, ar jame yra visi reikalingi puslapiai, parašai, antspaudai ir patvirtinimo žymos. Taip pat būtina įsitikinti, kad dokumentas atitinka jį priimančios institucijos nurodytą formatą.
Kiek laiko trunka ir kiek kainuoja tokia paslauga?
Vertimo trukmė priklauso nuo dokumento apimties, kalbų poros, sudėtingumo, reikalingų patvirtinimų ir paslaugos teikėjo užimtumo. Trumpas dokumentas gali būti parengtas greičiau nei didelės apimties sutartis ar kelių dokumentų rinkinys.
Bendra kaina gali apimti patį vertimą ir papildomus veiksmus, pavyzdžiui, redagavimą, notaro paslaugas, dokumentų kopijų parengimą, pristatymą ar legalizavimo procedūras. Todėl prieš užsakant naudinga paprašyti išskaidytos sąmatos ir pasitikslinti, kas į ją įtraukta.
Skubos atveju reikėtų iš anksto aptarti, ar įmanoma įvykdyti užsakymą per reikiamą terminą. Geriausia dokumentų vertimą planuoti iš anksto, ypač jei jie reikalingi studijų, migracijos ar verslo procedūroms.
Kaip pasiruošti, kad procesas vyktų sklandžiai?
Pirmiausia surinkite visus reikiamus dokumentus ir patikrinkite, ar jie įskaitomi. Išsiaiškinkite priimančios institucijos reikalavimus ir perduokite juos vertimo paslaugos teikėjui. Jei kyla abejonių dėl patvirtinimo formos, pirmiausia kreipkitės į instituciją, kuriai dokumentas bus teikiamas.
Taip pat rekomenduojama neplanuoti dokumentų pateikimo paskutinei dienai. Net jei pats vertimas atliekamas greitai, papildomos procedūros gali užtrukti ilgiau, nei tikėtasi.
Tinkamai parengtas vertimas padeda išvengti nesklandumų
Dokumentų vertimas su patvirtinimu reikalauja atidumo ir išankstinio pasiruošimo. Svarbiausia – ne užsakyti kuo daugiau procedūrų, o tiksliai nustatyti, ko reikalauja dokumentą priimanti institucija.
Jei reikia išsiaiškinti vertimo, redagavimo ar dokumentų parengimo galimybes, informacijos galima ieškoti skrivanek.lt vertimų agentūros puslapyje. Iš anksto suderinti reikalavimai, aiškiai suplanuoti terminai ir tinkamai parinkta patvirtinimo procedūra padeda išvengti nereikalingų išlaidų bei pakartotinio dokumentų rengimo.
