Projektine veikla užsiimančioms įmonėms neužtenka vien žinoti, kokios užduotys jau atliktos. Vadovams svarbu matyti bendrą situaciją: kaip vykdomi projektai, ar laikomasi terminų ir biudžeto, kaip paskirstomi darbuotojai bei kiti resursai, kiek laiko skiriama darbams ir kur atsiranda nukrypimų. Kai ši informacija saugoma skirtinguose failuose ar sistemose, ataskaitų rengimas gali pareikalauti nemažai papildomo darbo.
Čia svarbų vaidmenį atlieka verslo ataskaitų automatizavimo įrankiai. Terra Project leidžia projektų valdymo informaciją kaupti vienoje vietoje ir ją panaudoti įvairioms ataskaitoms formuoti. Sistema apima ne tik projektų valdymą, bet ir su projektais susijusius finansus, darbuotojų darbo laiką, resursus, pirkimus, sandėlį, sutartis, užduotis bei kitus kasdienius procesus.
Ataskaita prasideda nuo tvarkingų duomenų
Ataskaitų automatizavimo nauda priklauso nuo to, kaip įmonėje renkami duomenys. Jei projekto vadovui kiekvieną kartą tenka klausti darbuotojų apie atliktus darbus, ieškoti naujausios sąmatos ar rankiniu būdu tikrinti skirtingas skaičiuokles, net ir gerai parengta ataskaita nepašalins pagrindinės problemos.
Terra Project padeda informaciją apie projektus sisteminti vienoje aplinkoje. Duomenys gali būti susieti su konkrečiais projektais, užduotimis, klientais ar dokumentais, todėl sumažėja pasikartojančio informacijos įvedimo poreikis. Aktualią informaciją darbuotojai gali pasiekti realiu laiku.
Tai ypač svarbu įmonėse, kurios vienu metu vykdo kelis projektus. Kuo daugiau darbų, darbuotojų ir atsakomybių reikia koordinuoti, tuo svarbiau turėti bendrą duomenų šaltinį.
Mažiau rankinio darbo ruošiant ataskaitas
Vienas pagrindinių automatizavimo tikslų yra sumažinti rutininių veiksmų skaičių. Jei informacija jau įvesta valdant projektą, ją galima panaudoti ir ataskaitoms, todėl darbuotojams nereikia tų pačių duomenų pakartotinai perkelti į atskirus dokumentus.
Terra Project funkcionalumas apima ataskaitų valdymą kartu su kitais projektinei veiklai svarbiais moduliais. Sistemoje galima valdyti projektus, darbuotojus, resursus, darbo laiką, pirkimo bei pardavimo dokumentus, sandėlį, sutartis, darbų planavimą ir užduotis.
Tokia struktūra padeda ataskaitas susieti su kasdiene įmonės veikla. Vadovas gali remtis sistemoje kaupiama informacija vertindamas projekto eigą, išlaidas, resursų užimtumą ar atliktus darbus.
Viena sistema padeda matyti visą projekto eigą
Verslo ataskaitų automatizavimo įrankiai vertingiausi tada, kai pateikia ne pavienius skaičius, o padeda suprasti jų kontekstą. Projekto rezultatus gali lemti darbuotojų užimtumas, terminų pokyčiai, išaugusios išlaidos, pirkimų situacija ar kiti veiksniai.
Terra Project projektųvaldymoprocesąjungia į vienąnuosekliągrandinę. Ji galiprasidėtipasiūlymoklientuiparengimu ir sutartiessudarymu, tęstisdarbų, resursųbei finansų valdymu ir baigtispardavimodokumentaisbeiataskaitųformavimu.
Svarbus sistemos privalumas yra ir lankstumas. Modulinė struktūra leidžia pasirinkti įmonei aktualias funkcijas bei sistemą pritaikyti pagal konkrečius veiklos procesus.
Kai informacija padeda greičiau priimti sprendimus
Ataskaitų automatizavimo vertė atsiskleidžia ne pačioje ataskaitoje, o sprendimuose, kuriuos galima priimti remiantis aktualiais duomenimis. Kuo mažiau laiko darbuotojai praleidžia ieškodami informacijos ir ją perkeldami iš vienos vietos į kitą, tuo daugiau dėmesio galima skirti projektų eigai bei rezultatams.
Terra Project sujungia projektų valdymą ir ataskaitoms reikalingus duomenis vienoje sistemoje. Įmonėms, norinčioms sumažinti rankinio darbo kiekį, išvengti pasikartojančio duomenų įvedimo ir aiškiau stebėti vykdomus projektus, toks požiūris gali tapti svarbiu žingsniu efektyvesnio valdymo link.
