Konferencijų salė turi būti parinkta pagal renginio formatą, dalyvių skaičių ir techninius poreikius. Seminarui, mokymams, verslo konferencijai ar įmonės pristatymui gali reikėti skirtingo salės dydžio, sėdėjimo plano, garso sistemos, ekrano ir papildomų erdvių registracijai ar kavos pertraukėlei.
Renkantis erdvę verta įvertinti ne tik talpą ir nuomos kainą. Akustika, interneto ryšys, AV įranga, parkavimas, privažiavimas ir galimybė keisti salės išdėstymą tiesiogiai veikia renginio organizavimą bei dalyvių patirtį.
Kiek žmonių turi tilpti salėje?
Registruotų dalyvių skaičius yra pirmas kriterijus.
Bet ne vienintelis.
Ta pati konferencijų salė gali sutalpinti skirtingą žmonių skaičių priklausomai nuo baldų išdėstymo.
Teatro principas leidžia maksimaliai išnaudoti plotą.
Klasės išdėstymui reikia stalų.
U forma palieka daugiau vietos centre ir tinka diskusijoms.
Todėl prieš rezervuojant verta klausti ne maksimalios talpos, o talpos pagal jūsų pasirinktą formatą.
Kokį išdėstymą rinktis?
Teatro formatas tinka:
- konferencijoms;
- pristatymams;
- viešoms paskaitoms.
Klasės principas labiau tinka mokymams ir seminarams.
U forma – diskusijoms ir komandiniams užsiėmimams.
Posėdžių stalo principas – mažesnėms strateginėms sesijoms.
Jeigu renginio metu formatas keisis, svarbu iš anksto patikrinti, ar baldus galima perstatyti.
Kada rinktis mažesnį susitikimų kambarį?
Ne kiekvienam renginiui reikia didelės salės.
Dešimties žmonių strateginei sesijai 150 m² erdvė gali atrodyti tuščia.
Tokiam susitikimui geriau tinka mažesnis kambarys, kuriame žmonės natūraliai sėdi arčiau vienas kito.
Didesnė konferencijų salė racionali tada, kai dalyvių skaičius matuojamas dešimtimis arba reikia scenos, didelio ekrano bei platesnės auditorijos zonos.
Didesnė erdvė savaime nėra geresnė.
Ji turi atitikti renginį.
Kokią techniką būtina patikrinti?
AV įranga yra vienas svarbiausių kriterijų.
Reikia įvertinti:
- ekraną;
- projektorių arba išmanų ekraną;
- HDMI ar USB-C jungtis;
- garso sistemą;
- mikrofonus;
- Wi-Fi;
- vaizdo konferencijų įrangą.
Techninis testas turi vykti prieš atvykstant dalyviams.
Jeigu renginys hibridinis, situacija dar sudėtingesnė.
Reikia patikrinti ne tik vaizdą salėje, bet ir tai, ką matys bei girdės prisijungę nuotoliniu būdu.
Kodėl interneto greitis svarbus?
50 žmonių, vienu metu prisijungusių prie Wi-Fi, sukuria kitokią apkrovą nei penkių žmonių susitikimas.
Jeigu auditorija naudos:
- internetines apklausas;
- debesijos sistemas;
- mokymų platformą;
- vaizdo transliaciją,
interneto infrastruktūra turi būti tam pasiruošusi.
Konferencijų salė su silpnu ryšiu gali sukelti daugiau problemų nei prastesnis interjeras.
Todėl technines sąlygas verta aptarti iš anksto.
Kaip įvertinti akustiką?
Akustika tampa ypač svarbi didesnėje erdvėje.
Pranešėją turi aiškiai girdėti ne tik pirmoje eilėje.
Atsistokite salės gale ir išbandykite mikrofoną.
Įvertinkite aidą.
Jeigu patalpa stipriai reverberuoja, dalyviams gali būti sunkiau suprasti kalbą.
Gera garso sistema padeda, tačiau ji neišsprendžia visų architektūrinės akustikos problemų.
Kiek svarbi lokacija?
Dalyviui renginys prasideda dar neįėjus į salę.
Reikia rasti adresą.
Pastatyti automobilį.
Suprasti, kur yra registracija.
Todėl renkantis konferencijų salę Klaipėdoje verta įvertinti:
- privažiavimą;
- viešąjį transportą;
- parkingą;
- navigaciją pastato viduje;
- maitinimo vietas netoliese.
Jeigu dalyviai atvyksta iš kitų miestų, gera logistika tampa dar svarbesnė.
Kiek laiko rezervuoti?
Oficiali renginio trukmė nėra visa rezervacijos trukmė.
Jeigu seminaras vyksta nuo 10:00 iki 14:00, organizatoriams salės gali reikėti jau 8:30 ar 9:00.
Reikia:
- patikrinti techniką;
- sudėti dalomąją medžiagą;
- paruošti registraciją;
- išbandyti prezentaciją;
- patikrinti sėdėjimo planą.
Po renginio taip pat reikia laiko susitvarkyti.
Todėl visada palikite rezervą.
Ar reikalinga kavos pertrauka?
Ilgesniam nei kelių valandų renginiui – dažniausiai taip.
Pertrauka nėra tik apie kavą.
Tai laikas, kai dalyviai pajuda, aptaria pranešimus ir užmezga kontaktus.
Verslo renginiuose ši dalis kartais turi tiek pat vertės kiek oficiali programa.
Jeigu konferencijų salė talpina didelę auditoriją, reikia patikrinti, ar kavos zona gali aptarnauti visus dalyvius vienu metu.
Viena maža stotelė šimtui žmonių sukurs eilę.
Kada verta rinktis neformalesnę renginių erdvę?
Ne visi renginiai turi būti organizuojami teatro principu.
Networking vakarui, produkto pristatymui ar kūrybinei sesijai lounge tipo aplinka gali būti tinkamesnė.
Ji skatina žmones judėti ir bendrauti.
Tradicinė salė stipriau orientuoja dėmesį į sceną.
Todėl pirmiausia apibrėžkite renginio tikslą.
Tik tada rinkitės patalpą.
Ką patikrinti prieš rezervuojant?
Turėkite aiškų renginio scenarijų.
Žinokite:
- planuojamą dalyvių skaičių;
- sėdėjimo formatą;
- programos trukmę;
- techninius poreikius;
- maitinimo planą;
- registracijos vietą.
Tada tikrinkite erdvę.
Konferencijų salė turi padėti įgyvendinti programą, o ne priversti visą renginį adaptuoti prie patalpos apribojimų.
Kiek kainuoja konferencijų salės nuoma?
Kainą lemia keli veiksniai.
Salės dydis.
Rezervacijos trukmė.
Renginio laikas.
Technika.
Maitinimas.
Papildomas aptarnavimas.
Todėl verta prašyti galutinio pasiūlymo, kuriame aiškiai nurodyta, kas įskaičiuota.
Pigiausias pradinis tarifas ne visada reiškia mažiausią galutinę kainą.
Konferencijų salė – kaip priimti galutinį sprendimą?
Pirmiausia nustatykite dalyvių skaičių ir renginio formatą.
Tada patikrinkite techniką, akustiką, internetą, parkingą ir pertraukų infrastruktūrą.
Jeigu galite, apsilankykite vietoje prieš rezervaciją.
Atsistokite paskutinėje eilėje ir pažiūrėkite, ar gerai matomas ekranas.
Išbandykite mikrofoną.
Patikrinkite kelią nuo įėjimo iki salės.
Geriausia konferencijų salė yra ne didžiausia ir ne brangiausia, o ta, kuri renginio dieną leidžia organizatoriui galvoti apie programą, o ne apie patalpą.
