Turbūt nerasime žmogaus, kuris nebūtų pasinaudojęs archyvų ir archyvarų paslaugomis. Tik iš pirmo žvilgsnio atrodo, jog paprastas dalykas surasti reikiamą dokumentą ir jo kopiją pateikti interesantui. Iš tikrųjų tai didžiulės kantrybės, kruopštumo, atidumo, atsidavimo mūsų paveldui reikalaujantis darbas.
Archyvo darbuotojo svarbą rodo ir 2008 metais įkurta Lietuvos archyvarų asociacija, ir kasmet birželio 9-ąją minima profesinė archyvarų šventė. Apie tai, kuo yra svarbus archyvas, kas jame saugoma, kokių dokumentų ieško gyventojai, mintimis pasidalyti sutiko Širvintų rajono savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus specialistė (archyvarė) Jūratė Gasparavičiūtė.
-Ne visi įsivaizduoja, kas saugoma Širvintų rajono savivaldybės administracijos archyvuose. Gal galite išvardinti dokumentų sąrašą? Kokį seniausią dokumentą turite?
-Širvintų rajono savivaldybės administracijos archyve esančius fondus (fondas – archyve saugojamas dokumentų rinkinys) sudaro Savivaldybės veikloje sudaryti popieriniai ir elektroniniai dokumentai bei likviduotų įmonių popieriniai veiklos dokumentai. Savivaldybės veiklos fondą sudaro Širvintų apskrities (rajono) darbo žmonių deputatų tarybos vykdomojo komiteto, Širvintų rajono liaudies deputatų tarybos vykdomojo komiteto Liaudies švietimo skyriaus personalo valdymo ir darbo užmokesčio apskaitos dokumentai, Širvintų rajono valdytojo, mero potvarkiai ir nutarimai, rajono valdybos potvarkiai, savivaldybės tarybos sprendimai, administracijos direktoriaus įsakymai, administracijos struktūrinių padalinių ilgai ir nuolat saugomų terminą turintys popieriniai dokumentai. Seniausio dokumento data – 1949-01-15. Širvintų rajono savivaldybės administracija yra įrašyta į Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą. Nuolat saugomų terminą turintys Savivaldybės veiklos dokumentai saugomi administracijoje iki perdavimo Vilniaus regioniniam valstybės archyvui. Likviduotų įmonių veiklos fondus sudaro kolūkių, tarybinių ir valstybinių ūkių, valstybinių įmonių, organizacijų, kooperatyvų, gamyklų, individualių įmonių, akcinių bendrovių, uždarųjų akcinių, žemės ūkio bendrovių personalo valdymo, darbo užmokesčio apskaitos, bankroto proceso ir kiti popieriniai dokumentai. Seniausio dokumento data – 1945-04-01. 2021 m. gruodžio 31 d. duomenimis archyve saugomi 297 likviduotų įmonių veiklos fondai, 12 377 dokumentų bylų.
-Papasakokite, kaip užtikrinamas dokumentų saugumas, kokie pavojai gresia? Kokios priemonės naudojamos norint kuo ilgiau dokumentus išsaugoti? Turbūt praeiviai yra pastebėję, jog kai kurie Savivaldybės langai yra užtamsinti? Kodėl taip daroma?
-Svarbiausioji archyvų funkcija yra dokumentų saugojimas ir išsaugojimas. Dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus nustato Dokumentų saugojimo taisyklės. Svarbiausias uždavinys – saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertinant galimus rizikos veiksnius. Savivaldybės administracijoje popieriniai dokumentai saugomi 5 saugyklose – patalpose, specialiai įrengtose dokumentams saugoti. Saugyklų langai uždengti apsauginėmis priemonėmis, saugančiomis nuo tiesioginės dienos šviesos. Dokumentai saugomi lentynose (stelažuose), dokumentų bylos – jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse, saugančiose nuo fizinio aplinkos poveikio. Popieriniai dokumentai palaipsniui užleidžia savo pozicijas. Savivaldybės administracija sudaro vis daugiau elektroninių dokumentų, kurie rengiami, pasirašomi, registruojami, tvarkomi ir saugomi įstaigos naudojamoje informacinėje dokumentų valdymo sistemoje. Tokių dokumentų ir duomenų saugyklomis tampa elektroninės dokumentų saugyklos (pvz., serveriai). Elektroninių dokumentų saugojimas – dinamiškas procesas, reikalaujantis gebėjimo prisitaikyti prie nuolatinės informacinių technologijų kaitos.
–Kokių rūpesčių kamuojami į Jūsų kabinetą užsuka žmonės? Kokių dokumentų ieško archyve?
-Dažniausiai kreipiamasi dėl duomenų, patvirtinančių įgytą darbo stažą ir gautas draudžiamąsias pajamas. Juridinius faktus patvirtinantys dokumentai reikalingi įvairiems gyvenimo atvejams: norint gauti socialines išmokas, kompensacijai už kenksmingas darbo sąlygas skirti, ieškant darbo, senatvės (invalidumo) pensijai skirti ar perskaičiuoti, darbo stažui ir gautoms draudžiamosioms pajamoms patvirtinti (kaupti). Taip pat ieškoma duomenų, patvirtinančių nuosavybės teisę į pastatus bei namų valdą. Atkreiptinas dėmesys į tai, jog pirminiai dokumentai, susiję su nuosavybės teisėmis į žemę, saugomi Nacionalinės žemės tarnybos prie Žemės ūkio ministerijos Širvintų žemėtvarkos skyriaus (Vilniaus g. 61, 19120 Širvintos) archyve. 2021 metais gauti 168 fizinių ir juridinių asmenų prašymai (2020 metais – 123), 2021 metais išduoti 183 juridinius faktus patvirtinantys dokumentai (2020 metais – 92), 2021 metais parengti 364 dokumentų išrašai, nuorašai ir kopijos (2020 metais – 326).
–Prieš porą dešimtmečių buvo labai madinga genealoginių dokumentų, bažnyčių metrikų knygų, bajorišką kilmę liudijančių įrašų paieška įvairiuose archyvuose. Ar dabar vis dar yra tokių, kurie užsuka net į Savivaldybės archyvą ieškodami savo bajoriškų šaknų?
-Retai, tačiau sulaukiu ir tokių paklausimų. Todėl visada patariu kreiptis į Savivaldybės administracijos Teisės, personalo ir civilinės metrikacijos skyrių dėl išsamesnės informacijos gavimo. Pagrindinė genealoginių šaltinių saugykla yra Lietuvos valstybės istorijos archyvas (Mindaugo g. 8, 03107 Vilnius). Jame saugomi pagrindiniai genealoginiai šaltiniai: gimimo, santuokos, ištuokos ir mirties metrikų knygos, priešvedybinių apklausų knygos, bajorystės patvirtinimo aktai, bajorų šeimų sąrašai ir kita. Tikriausiai daugumai Lietuvos ir užsienio piliečių yra žinoma www.epaveldas.lt svetainė.
-Dėkoju už pokalbį.
Romas Zibalas
Širvintų rajono savivaldybės tarybos narys
Lauros Jakutytės nuotr.
Tai publikacijos anonsas. Visą straipsnį skaitykite sausio 28 d. laikraščio numeryje.
Daugiau: vertimas internetu
